Efficiënt e-mailen voor de therapeutenpraktijk

Het e-mailen is gewoon niet meer weg te denken. Er worden bijna geen brieven meer verstuurd en zelfs bellen wordt steeds minder. Voor je praktijk zal het aantal e-mails steeds meer toenemen. Van collega’s, maar ook van cliënten. In het kader van de communicatie geven we hieronder een aantal tips om snel en efficiënter te mailen.

  1. De mails stromen binnen; neem drie momenten op de dag om je mails te beantwoorden. Wij raden aan om ’s ochtends, ’s middags na de lunch en later op de dag een moment te kiezen. Hierdoor ben je niet de hele dag bezig met het beantwoorden van je mail en houd je het consequent.
  2. De keuze van je ingevulde mailonderwerp is belangrijk. Om je inbox gestructureerd te houden is het verstandig om mails per onderwerp te versturen, dan krijg je ze ook zo beantwoord en kan je deze berichten sorteren. Dit is ook makkelijk voor het doorsturen van mails, zo krijgt de ontvanger geen onnodige informatie.
  3. Houd je bericht kort en bondig. Het is fijn voor de lezer als hij direct kan zien waar de mail over gaat. Zet je belangrijkste mededeling of vraag dan ook aan het begin van je mail. Houd de communicatie helder en houd rekening met de kennis of achtergrond van de ontvanger in relatie tot het onderwerp.
  4. Wil je een afspraak maken? Kom dan met meerdere voorstellen. Grote kans dat de ontvanger op dat ene tijdstip niet kan. Hierdoor bied je hem of haar meerdere keuzes en dit bespaart veel op en neer gemail.
  5. Zit je in de negatieve energie? Ben je boos? Wil je kritiek geven? Denk goed na over de toon in je mail. De ontvanger ziet jouw non-verbale uitdrukking niet en weet niet of het grappig of sarcastisch is bedoeld. Het gaat hier tenslotte nog steeds om een zakelijke mail.
  6. Wie moet jouw mail ontvangen? Zijn er meerdere mensen die de mail moeten ontvangen? Houd er rekening mee dat hoe meer mensen jouw mail ontvangen, hoe minder mensen er zullen antwoorden. Iedereen denkt ‘die ander reageert vast’. In ‘aan’ staan dus de personen die de mail moeten beantwoorden, in de ‘cc’ staan mensen die op de hoogte willen/ moeten blijven. Soms is dit ook een vorm van beleefdheid tegenover bijvoorbeeld een doorverwijzer of collega die graag op de hoogte wil blijven van de laatste ontwikkelingen over dat specifieke onderwerp.
  7. Lees je mail altijd nog een keer goed na en gebruik de spellingscontrole in je mailprogramma. Het is vervelend om een mail vol spelfouten te ontvangen.
  8. Eindig je mail met een handtekening. Zorg dat hier je contactgegevens in staan. Maak het de ontvanger makkelijk. Zo kan de persoon direct telefonisch of per mail contact opnemen zonder eerst de website en vervolgens de gegevens te moeten zoeken. Dit geldt overigens ook voor je e-mail op je telefoon. Maak ook hier een goede handtekening.

Veel succes!

Laat een antwoord achter